会議をコントロールする～その３

まず、３種類の会議のうち一番コントロールしやすい、

「相手に何かを聞く会議」

から。


このタイプの会議は実は始まる前にうまく進められるか半分以上は決まってしまっています。
なぜなら、

「誰が知っているのか？」
「誰が決定できる権限を持っているのか？」

を、事前に押さえることができているかにかかっているからです。
これらには、前回もふれました。

とにかく、この２点が最重要です。
もし、会議前にこの最重要キーパーソンが判明していない場合は、

「会議の前半は捨てて、参加者をなるべく自由に泳がせてキーパーソンを発見する」

といいでしょう。


聞きたい事柄に関する情報を持っている参加者から引き出す時のポイントは、

「しゃべりたい人は放っておいてもしゃべるが、それが正しいかどうかは実はわからない」
「しゃべりたい人がいても、なるべく独壇場にはさせず、常に他の参加者に意見を求める」

しゃべりたい人に好きにさせるのは楽かもしれませんが、実はコントロールできていない状態とも言えます。
また、逆のタイプの参加者には、

「口べたな人がいたら、指名してインタビューする」
「他の参加者の説明に対するコメントを聞く」

などが有効です。


あと、当たり前ですが、

「分からないキーワードが出てきたら、説明に割り込んででもその場で教えてもらう」（あまり都度だと不勉強と思われますが）

ことは、非常に大事です。
頻度にもよりますが、１つずつしっかり用語、語句を押さえていく様子を見せることは、真剣さと、内容をより深く理解しようとする姿勢を相手に印象付けることにつながります。


次に、時間配分ですが、相手のペースで説明をさせるのは予定の半分ぐらいと考えましょう。
一通り聞き終えたら、

「聞き出した内容は、必ずその場で自分で整理して、参加者全員に確認する」

これをしっかりやることが、会議が始まってからの最大にして唯一の目的になります。
あと、不明点や、後日回答などの宿題が出た場合は、それらについて、「誰が、いつまでに」回答するかも必ず確認します。


また、情報を持っているキーパーソンが参加者にいないことがわかったら、会議の目的を変更しなければならないでしょう。

「本当のキーパーソンから、いつ、どのように情報を得られるかを聞く」または「それを双方で決める」
「今回の参加者から、仮の情報を聞いて」、「それで正しいかを本当のキーパーソンに聞く」

このように、場合によっては当初の会議の目的にこだわらず、臨機応変に対処することが、無駄に長引かせないコツにもなります。


まずはこの「相手に何かを聞く」会議をスムーズに進められるようになることが、会議上手への第一歩となるでしょう。